W cyfrowym świecie posługując się środkami komunikacji elektronicznej, korzystając z wyszukiwarek internetowych związki zawodowe narażają się na permanentną inwigilację ze strony pracodawców. Związki zawodowe nie znają zasad i reguł na podstawie których ich skrzynki pocztowe są przeszukiwane przez systemy którymi zarządza pracodawca.

Monitoring wizyjny

Obowiązujące przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego stanowią chlubny wyjątek chroniący związki zawodowe. Zgodnie z art. 222 Kodeksu pracy monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowe. Nagrania z monitoringu mogą być wykorzystywane wyłącznie dla określonego celu. [1]Pracodawcy wolno je przechowywać tylko przez 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że mają posłużyć jako dowód w postępowaniu. Po tym okresie nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu. Cel prowadzenia monitoringu, a także jego zakres i sposób zastosowania należy określić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a jeśli pracodawca nie musi ustalać regulaminu pracy, w obwieszczeniu. Pracodawca, który decyduje się na monitoring miejsca pracy ma obowiązek poinformować pracowników o jego uruchomieniu, co najmniej 2 tygodnie wcześniej; Pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Pracownicy powinni wiedzieć, iż kamery nie powinny być bezpośrednio skierowane na ekran komputera pracownika i umożliwiać śledzenia wykonywanych przez niego czynności na tym urządzeniu, ponieważ monitoring nie powinien być wykorzystywany do nadzorowania wykonywania obowiązków służbowych czy też analizowania wydajności pracy osoby obsługującej maszynę.

Inne formy monitoringu

Monitoring wizyjny to jednak nie jedyna z form kontroli aktywności pracownika.Warto zatem przyjrzeć się innym rodzajom monitoringu pracowników, w tym monitoringowi: poczty elektronicznej,

aktywności w sieci, lokalizacji (GPS), bilingów rozmów telefonicznych.

Najczęściej spotykaną formą kontroli jest monitorowanie służbowej poczty elektronicznej. Właśnie ten rodzaj nadzoru przewidują wprost przepisy Kodeksu pracy. Ustawa nie zamyka jednak katalogu technologii, które mogą być wykorzystywane do monitorowania pracowników. Zwłaszcza, że dotychczasowa praktyka pokazuje, że rzeczywiście jest ich coraz więcej.

Przesłankami do jego zastosowania monitoringu poczty elektronicznej jest niezbędność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Pracodawca może zatem zgodnie z prawem kontrolować pocztę służbową pracowników wyłącznie, gdy może powołać się na co najmniej jeden z powyżej wskazanych powodów.

Pracodawca dokonujący kontroli poczty elektronicznej swoich pracowników musi pamiętać o tym, że jest jeszcze jeden warunek takiego działania, a mianowicie zgodnie z art. 223 § 1 Kodeksu pracy kontrola skrzynek mailowych pracowników nie może naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika.

Obowiązek zachowania tajemnicy korespondencji w stosunkach służbowych może powodować wątpliwości praktyczne. Trudno bowiem mówić o tajemnicy korespondencji w zakresie e-maili związanych z wykonywaniem pracy na polecenie pracodawcy. Jednakże zakaz naruszania tajemnicy korespondencji w istocie dotyczy przede wszystkim prywatnych e-maili wysyłanych ze służbowego konta pocztowego. Zakaz ten oznacza, że jeśli pracodawca znalazłby w skrzynce służbowej prywatną korespondencję pracownika, nie może zapoznawać się z nią w całości. Pracodawca może oczywiście np. w regulaminie pracy wprowadzić zakaz korzystania ze poczty służbowej dla celów prywatnych, ale nie zmienia to faktu, że nawet wtedy obowiązuje pracodawcę zakaz naruszania tajemnicy korespondencji, nawet jeśli pracownik de facto nie zastosował się do zapisu zawartego w regulaminie pracy. W interesie pracownika będzie nieużywanie poczty służbowej do celów prywatnych, a jeśli już będzie taka potrzeba, należy zadbać o to, aby odpowiednio oznaczyć taką wiadomość, aby pracodawca nie otwierał takiej korespondencji. Wydaje się, iż takie same zasady powinny dotyczyć korespondencji związkowej.

Pracodawca musi ustalić cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, bądź w obwieszczeniu - jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. O celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu musi powiadomić pracowników. Pracodawca musi poinformować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (poza sytuacjami, kiedy monitoring taki jest już stosowany). W przypadku nowych pracowników realizacja tego obowiązku powinna nastąpić przed dopuszczeniem ich do pracy. Ponadto w przypadku pracowników, który zostali już dopuszczeni do pracy, pracodawca powinien poinformować ich o zamiarze prowadzenia monitoringu.

Pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną swoich pracowników, ale musi pamiętać, że uprawnienie to dotyczy tylko służbowej poczty elektronicznej.

Programy antyspamowe.

Znane są przypadki niewłaściwego wykorzystywania przez pracodawców programów antyspamowych. W jednym z zakładów ustawiono w ten sposób filtry antyspamowe by nie przepuszczały widomości zawierających treści związkowe. W ten sposób pracodawca chciał odizolować swoich pracowników o możliwości kontaktu z związkami zawodowymi a tym samym uniemożliwiał powstanie związków w jego firmie.

Monitoring sieci.

Pracodawcy monitorują również aktywności pracownika w sieci. Najczęściej przybiera ono formę blokowania konkretnych stron internetowych a zwłaszcza portali społecznościowych. Zdarza się również, że pracodawca analizuje całą historię aktywności w tym zakresie.Najnowszą praktyką staje się zakazywanie pracownikom użytkowania prywatnych telefonów w godzinach pracy by nie obchodzili zakazów dotyczących służbowego sprzętu.

GPS

Wśród pracodawców udostępniających swoim pracownikom samochody służbowe powszechnym jest umieszczania w pojazdach lokalizatorów GPS. Natomiast tam, gdzie podstawowym narzędziem pracy jest telefon służbowy, zdarza się kontrola bilingów rozmów telefonicznych. Pracodawcy dysponują również oprogramowaniem umożliwiającym zestawianie pozycji z lokalizatorów GPS i telefonów komórkowych. Pracodawca obowiązany jest uprzedzić pracownika o stosowaniu urządzeń monitorujących samochód (GPS) przed przystąpieniem pracownika do pracy bądź na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Pracodawca musi poinformować pracownika na piśmie o celach, zakresie i sposobie monitorowania urządzenia, także umieszczenia w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego o tym, iż trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego oraz jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp. Pracodawca musi pamiętać, że nowe regulacje prawa w zakresie monitorowania są dla niego pomocą, ale i obowiązkiem. Dane, które będzie rejestrował muszą mieścić się w celu, jakim jest to niezbędne dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy, a zasady zbierania i wykorzystywania danych muszą być rzetelne i przejrzyste, jasno określone oraz dostępne dla pracownika. W sytuacji, kiedy pracownik korzysta z samochodu do celów prywatnych zbierając dane o pojeździe jednocześnie pracodawca pozyskuje informacje o pracowniku np. gdzie obecnie przebywa. Pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania takich danych, chyba że mamy do czynienia z sytuacją wyjątkową.

Dane biometryczne.

Część pracodawców pomija fakt, iż nie może skanować czy pobierać danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji godzin przyjścia i wyjścia z zakładu, nawet za zgodą takiego pracownika. Jak wskazuje UODO pobieranie danych biometrycznych od pracowników nie służy celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy, a jedynie ograniczeniu dostępu do miejsc, w stosunku, do których pracodawca może wymagać specjalnych uprawnień ze względu na tajemnice przedsiębiorstwa bądź ograniczony zakres osób o fachowych umiejętnościach mogących dostać się na pewien chroniony obszar.

Na śmieciówkach jeszcze gorzej.

Przepisy Kodeksu Pracy nie chronią osób, które pracują na podstawie umów cywilnoprawnych. W odróżnieniu od pracowniczych form zatrudnienia, przepisy prawa cywilnego nie określają wprost zakresu danych, które mogą być pozyskiwane przez podmiot zatrudniający w ramach niepracowniczych form zatrudnienia. Z RODO wynika obowiązek informowania o zbieraniu danych osobowych i ograniczenie zasadą minimalizacji: strony umowy cywilnoprawnej mogą zbierać o sobie tylko tyle danych osobowych, ile jest niezbędne. Gorsza ochrona „osób na śmieciówkach” jest o tyle istotna, iż Od 1 stycznia 2019 r. prawo zakładania i wstępowania w szeregi związków zawodowych mają m.in. zleceniobiorcy i usługobiorcy. Celowo posługuje się pojęciem „osób na śmieciówkach”, gdyż zatrudnienie możliwe jest tylko na podstawie umowy o pracę a w mediach panuje nieznośna maniera posługiwania błędnym sformułowaniem zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej.

The Sky is no the limit?

W praktyce granice form kontroli wyznacza jedynie dostępna technologia. Przykładowo Pracownicy Google obawiają się, że firma chce ich inwigilować, a wszystko przez jeden wyglądający z pozoru niewinnie dodatek, do przeglądarki który wyszukuje pracowników, próbujących tworząc wydarzenie z liczbą osób przekraczającą 100.[2]. Od lat na rynku dostępne są programy automatycznie skanujące treści maili wysyłanych ze służbowych skrzynek przez pracowników. Jak twierdzi firma doradcza Deloitte, możliwe jest nawet określenie nastroju pracowników na podstawie pisanych przez nich wiadomości. Niestety, Jak wskazuje Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych pracownicy ani związki zawodowe nie znają algorytmów skanujących ich monitorujących pracę i nie mają do nich dostępu.[3]

Czy Związkowcy powinni czuć się zagrożeni?

O tym, że związkowcy są śledzeni zarówno za granicą[4] jak i w Polsce[5] wiadomo od dawna. Akurat do tego rodaków Lecha Wałęsy nie trzeba chyba bardziej przekonywać. Jeżeli chodzi o cyfrową inwigilację wydaje się, że w tym miejscu wystarczyć wskazać na sytuację z ubiegłego roku, kiedy to media informowały, iż w przypadku, gdy pracownik Krajowej Administracji Skarbowej[6] próbuje wejść na stronę internetową związku zawodowego skarbówki, wyświetla się komunikat z prośbą o zgodę na monitorowanie.[7]

Państwowa Inspekcja Pracy, czyli najciemniej pod latarnią.

Państwowa Inspekcja Pracy chciała sprawdzić, jakie dochody (poza pensją) otrzymuje jeden z inspektorów pracy. Instytucja może współpracować m.in. z urzędami skarbowymi, więc poprosiła o dane zawarte w deklaracjach PIT-37 pracownika. Ten złożył skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych na działanie swojego pracodawcy. 19 września 2019 r. prezes UODO nakazał inspekcji usunięcie danych z PIT byłego już inspektora pracy (został zwolniony 27 października 2017 r.). Jego zdaniem PIP naruszyła nie tylko ustawę o ochronie danych osobowych, ale też RODO. Nie miała prawa wykorzystywać swojej ustawowej kompetencji do weryfikowania dochodów pracownika. Może pozyskiwać informacje z PIT, ale tylko wtedy, gdy służy to kontroli pracodawców nadzorowanych przez inspekcję.[8] Z decyzji wynika, że nie tylko główny inspektor pracy przekroczył ustawowe kompetencje, ale również przekazał dane i dopuścił do ich przetwarzania przez kolejne jednostki organizacyjne PIP, które nie miały do tego upoważnienia. PiP złożyło odwołanie od decyzji, czekamy na rozstrzygnięcie

Zrozumienie u Prezydenta?

W jednym z wywiadów doradca Prezydenta RP prof. Andrzej Zybertowicz stwierdził „- Dziś pracodawca nie musi instalować żadnych kamery, monitoringu itp. Wystarczy, że kupi od brokera danych dane z telefonów pracowników. W ten sposób wie już o pracownikach prawie wszystko: ile śpią, gdzie bywają, czym się interesują, jaką mają osobowość, nałogi, lęki i zainteresowania. Pracownicy czują się więc dziś coraz bardziej odhumanizowani, niepewni i zestresowani. Są rozliczani według algorytmów, których nie rozumieją.”

Nadzieja w UODO.

Urząd Ochrony Danych Osobowych w ramach swojej działalności edukacyjnej opracował i opublikował na swojej stornie internetowej https://uodo.gov.pl/pl/138/354 poradnik „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”. Na przedmiotowej stronie można również znaleźć „Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego”. Mimo pozytywnej oceny powyższych dokumentów kwestia ochrony praw związkowych została w nich potraktowana niestety w sposób marginalny.

Związki zawodowe na froncie walki o prawa pracownicze.

Działacze związków zawodowych występują w zakładach pracy w podwójnej roli. Z jednej strony są pracownikami i tak jak pozostali pracownicy podlegają przepisom. Z drugiej strony są zobowiązani do sprawowania kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy oraz uczestnictwa w nadzorze nad przestrzeganiem przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny.

Artykuł 33 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych stanowi, iż Pracodawca, na warunkach określonych w układzie zbiorowym pracy lub umowie, jest obowiązany udostępnić zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania działalności związkowej u pracodawcy. Niestety w Polsce działacze związków zawodowych korzystający z służbowych kont internetowych czy też urządzeń technicznych (komputery, telefony, tablety) jako pracownicy podlegają monitoringowi. Nie posiadając uprawnień administratora systemu nie wiedzą w jakim zakresie kontroluje ich pracodawca. Jak już wspomniano jedynie przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego zakazują wprost objęcia nim pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowe. Formalnie w przepisach brak specjalnych przepisów dotyczących monitoringu urządzeń technicznych wymienionych w artykule 33.

Realizacja uprawnienia do rozprowadzania wśród pracowników biuletynów informacyjnych, broszur, publikacji i innych dokumentów związku winna odbywać się w poprzez bezpośrednią wysyłkę do pracowników poczty elektronicznej. Cyfrowy dostęp do pracowników staje się obecnie kluczowy dla możliwości prowadzenia działalności związkowej wobec pracowników platformowych. Z kolei brak dostępu do zakładów pracy przy jednoczesnej blokadzie cyfrowego dostępu blokuje objęcie ochroną pracowników zatrudnionych u pracodawców rozproszonych jak np. Biedronka.

Pojawia się zatem problem jak w praktyce zapewnić wolność związkową i zabezpieczyć związki zawodowe przed bezprawną inwigilacją. Bezspornie związki zawodowe muszą zadbać o zwiększenie swojej cyfrowej niezależności. Podstawę do takich działań może stanowić wspomniany artykuł 33 ustawy o związkach zawodowych. Organizacje związkowe powinny w wszelkich formach porozumień z pracodawcami wskazywać na konieczność zapewnienia wolności związkowej umożliwiającej kontakt z pracownikami. Działacze związkowi powinni mieć świadomość możliwego monitoringu ich korespondencji elektronicznej, gdy korzystają z adresów pracowniczych. Z uwagi na możliwy zdalny monitoring komputerów dokumenty związkowe o szczególnej wrażliwości nie powinny być sporządzane na komputerach pracujących w sieci pracodawcy lub łączących się za pomocą jego serwerów.

Wydaje się, że właściwy sposób wskazała ostatnio jednemu z pracodawców jego amerykańska centrala. Amerykanie odkryli, iż związek zawodowy korzysta z adresów email będących w administracji pracodawcy oraz że komputery związkowe są przyłączone do firmowej sieci. W celu zapewnienia wolności związkowej oraz bezpieczeństwa danych firmy oraz przestrzegania przepisów prawa pracy, RODO zaproponowano związkom zawodowym stworzenie systemu zewnętrznego. Pracodawca zobowiązał się do opłacenia wskazanej przez związek firmy informatycznej która miałaby stworzyć infrastrukturę dla organizacji związkowej obejmującej komputery, oprogramowanie i bezpieczną łączność.Strony muszą uregulować jeszcze dostęp z zewnętrznych adresów mailowych (związkowych) do bazy mailowej pracowników by zapewnić związkom kontakt z pracownikami zarówno będącymi jak i niebędącymi członkami organizacji związkowej.

W innych krajach związki zawodowe używają specjalnych komunikatorów do działalności związkowej. Liczne aplikacje dostępne w App Store czy Google Play pokazują że jest to przyszłość komunikacji związkowej. Z ankiety przeprowadzonej przez ETUC[9] wynika, iż około 95% respondentów uważa, że potrzebne jest wykorzystanie przez związki zawodowe komunikacji cyfrowej, w tym interaktywnych stron internetowych, platform cyfrowych oraz innych form komunikacji elektronicznej, na większą skalę.

Celowym jest postulowana przez OPZZ zmiana ustawy o związkach zawodowych w zakresie dostępu do zakładów pracy. Przedmiotowa nowelizacja powinna nakładać na pracodawcę obowiązek zawarcia z związkami zawodowymi specjalnych porozumień dotyczących zapewnienia realizacji polityki informacyjnej i cyfrowego bezpieczeństwa związków zawodowych. Minimalnym standardem winien być wprowadzony ustawowo zakaz wszelkiego monitoringu działalności i korespondencji związkowej. Pewną nadzieje na wprowadzenie zmian legislacyjnych daje dostrzeżenie problemu przez część posłów i powołanie Parlamentarnego Zespołu do spraw Przyszłości Pracy. Koniecznym jest wzmocnienie Państwowej Inspekcji Pracy. Zarówno w wymiarze instytucjonalnym jak i formalnym. Inspekcja musi mieć możliwość kontroli przestrzegania praw pracowniczych w cyfrowym świecie. Weryfikacja programów i algorytmów, którymi posługują się pracodawcy musi mieć charakter realny i skuteczny. Musimy stworzyć system weryfikacji oświadczeń pracodawców co do zasad monitoringu i innych form kontroli elektronicznej. Wśród pracowników platform cyfrowych[10] dużym poparciem (70%) cieszy się pomysł by związki zawodowe przyznawały certyfikaty platformom cyfrowym.Osobiście podaje pod dyskusję powołanie w ramach Rady Dialogu Społecznego specjalnego zespołu zajmującego się cyfrowym bezpieczeństwem i kontrolą algorytmów stosowanych w stosunkach pracy. Działanie organów państwowych jest niezbędne, gdyż z oczywistych względów związki zawodowe nie będą nigdy dysponować takimi środkami by móc konkurować z pracodawcami w technologicznym wyścigu o kontrolę cyfrowego rynku pracy.

Tytułem zakończenia i dla podparcia postawionych tez zacytuje Przewodniczącego Jana Guza, który mawiał: „By pracownikom żyło się dostatniej związki zawodowe muszą rosnąć w siłę”.

[10] https://www.etuc.org/sites/default/files/publicati...