Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać powszechny Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF. Oznacza to, że od tego momentu faktury będą funkcjonowały wyłącznie w formie elektronicznej i będą gromadzone w jednym centralnym systemie Ministerstwa Finansów. KSeF zastąpi faktury papierowe oraz faktury przesyłane mailem w  formacie PDF.

Norbert Kusiak, dyrektor Wydziału Polityki Gospodarczej OPZZ

Zdecydowana większość związków zawodowych nie wystawia faktur lub robi to sporadycznie. KSeF dotyczy zatem związków zawodowych przede wszystkim nie ze względu na wystawianie faktur, lecz ze względu na ich odbiór. Każdy związek zawodowy kupuje bowiem towary i usługi oraz otrzymuje faktury kosztowe, np.  za telefon, Internet, materiały biurowe, usługi księgowe czy catering.

Aby skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur istotne jest uzyskanie odpowiednich uprawnień. Bez tego żaden związek zawodowy nie będzie miał dostępu do swojego konta w KSeF. Jeżeli związek zawodowy nie uzyska dostępu do KSeF, w praktyce straci możliwość odbioru faktur za towary i usługi, które nabywa, co będzie miało bezpośrednie konsekwencje dla bieżącego funkcjonowania organizacji związkowej.

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie etapami, jednak z punktu widzenia związków zawodowych kluczową datą jest 1 lutego 2026 r. Do tego dnia każda organizacja powinna mieć zapewniony dostęp do KSeF i wyznaczoną osobę odpowiedzialną za odbiór faktur.

Pierwszym i kluczowym krokiem, aby móc korzystać z systemu, jest złożenie do właściwego urzędu skarbowego formularza ZAW-FA. Jest to zawiadomienie, dzięki któremu organizacja nadaje pierwsze uprawnienia do KSeF jednej osobie fizycznej, np. członkowi zarządu lub księgowej.

Po uzyskaniu dostępu do systemu wskazana osoba będzie mogła zalogować się do KSeF przez stronę Ministerstwa Finansów (https://ksef.mf.gov.pl/web/), przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, i przeglądać oraz odbierać faktury.

Jeżeli natomiast organizacja wystawia faktury lub prowadzi działalność gospodarczą, należy w  tym zakresie skonsultować się z własnym biurem rachunkowym.

Choć sankcje za niewywiązywanie się z obowiązków związanych z KSeF wejdą w życie dopiero od stycznia 2027 r., nie warto odkładać przygotowań do korzystania z Krajowego Systemu e- Faktur. Najważniejsze jest, aby do 1 lutego 2026 r. każdy związek zawodowy był gotowy do odbioru faktur z KSeF.

OPZZ przygotowało dla naszych członków szczegółową informację na temat Krajowego System e-Faktur, którą przekazaliśmy 14 stycznia br. naszym ogólnokrajowym organizacjom członkowskim (OOC) i radom wojewódzkim OPZZ.

Szukając informacji na temat KSeF warto też skorzystać z ogólnodostępnych szkoleń, organizowanych przez urzędy skarbowe.

Dnia 24, 25 stycznia (sobota, niedziela) i 31 stycznia (sobota) 2026 r. we wszystkich urzędach skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) odbędą się dni otwarte nt. Krajowego Systemu e-Faktur. Każdy zainteresowany będzie mógł spotkać się z ekspertami KSeF i uzyskać indywidualne wyjaśnienia, zadać pytania oraz rozwiać wątpliwości dotyczące korzystania z  systemu. Konsultacje będą możliwe w godz. 09.00-15.00.

W dniach 26-30 stycznia 2026 r. czas pracy urzędów skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) zostanie wydłużony do godz. 20.00. Dyżurujący pracownicy udzielą stosownych informacji nt. systemu KSeF, omówią najważniejsze kroki jakie należy podjąć, aby przygotować się do KSeF.

Niezależnie od dni otwartych, do 11 lutego br. w jednostkach KAS w całej Polsce trwa cykl „Środy z KSeF”. Podczas styczniowo-lutowych spotkań eksperci przekażą przedsiębiorcom najważniejsze i praktyczne informacje jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.

Szkolenia odbywają się w każdą środę:

  • w izbach administracji skarbowej - szkolenia on-line w godzinach 10.00–12.00 oraz 14.00–16.00;
  • w każdym urzędzie skarbowym w Polsce (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) – szkolenia stacjonarne w godzinach 10.00–12.00.

Więcej informacji nt. szkoleń: Środy z KSeF - KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz na infolinii Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) pod numerem telefonu: (22) 330 03 30.

Prosimy także zapoznać się z poniższymi informacjami Ministerstwa Finansów:

https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-fakturotwiera się w nowej karcie 

https://ksef.podatki.gov.pl/otwiera się w nowej karcie 

https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/otwiera się w nowej karcie 

https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20otwiera się w nowej karcie 

(nq)