Norbert Kusiak, dyrektor Wydział Polityki Gospodarczej
Pracodawcy w Polsce mogą wspierać dobrostan pracowników poprzez dofinansowanie posiłków. Jest to popularne i cenione przez zatrudnionych świadczenie, które umożliwia skorzystanie ze zwolnienia środków przeznaczonych na posiłki z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Maksymalna kwota objęta zwolnieniem od września 2023 r. wynosi 450 zł miesięcznie na pracownika, pod warunkiem że środki te przeznaczane są na zakup posiłków i nie mogą być wypłacane w formie ekwiwalentu.
W praktyce Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) wymaga dowodów potwierdzających realizację tego świadczenia. Najczęściej stosowanym sposobem weryfikacji są paragony fiskalne. W rezultacie pracodawcy wymagają od pracowników przekazywania dowodów zakupu, co OPZZ ocenia jako uciążliwe, nadmiernie biurokratyczne i niepraktyczne. W dodatku paragony szybko tracą czytelność, co może uniemożliwiać ich weryfikację po dłuższym czasie. O problemie pisaliśmy TUTAJ i TUTAJ.
OPZZ zwróciło uwagę na fakt, że zbieranie paragonów prowadzi do nadmiernego przetwarzania danych osobowych, co może naruszać zasadę minimalizacji danych wynikającą z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Przetwarzania danych pracowników w tym zakresie w żaden sposób nie jest związane z ich obowiązkami zawodowymi. Są to dane dotyczące prywatnych upodobań i wyborów pracownika. Ponadto zestaw takich danych z wielu paragonów może stanowić profil konsumencki pracownika. Dane te ukazują bowiem preferencje żywieniowe, nawyki konsumenckie, w tym daty i godziny zakupów, miejsce geograficzne nabywania posiłków czy np. informację, że pracownik regularnie robi zakupy poza miejscem zamieszkania. Mogą to być dane wrażliwe w rozumieniu przepisów RODO tj. mogą ujawniać informacje dotyczące zdrowia, np. gdy pracownik nabywa wyłącznie posiłki bezglutenowe, a nawet dane dotyczące religii lub światopoglądu, np. gdy pracownik nabywa dania koszerne, wegańskie, halal itp.
Dodatkowo OPZZ podkreśla, że żaden przepis prawa nie nakłada na pracodawców obowiązku gromadzenia paragonów, a wymogi te wynikają jedynie z interpretacji ZUS. Zdaniem OPZZ alternatywą mogłoby być stosowanie pisemnych oświadczeń pracowników o przeznaczeniu otrzymanych środków na zakup posiłków, co ograniczyłoby przetwarzanie danych osobowych i uprościłoby procedury.
W związku z powyższym OPZZ zwróciło się do Prezesa UODO z prośbą o zajęcie stanowiska w tej sprawie i interwencję w celu ochrony praw pracowników. Zdaniem OPZZ, aktualna praktyka zbierania paragonów może stanowić naruszenie RODO oraz przepisów krajowych dotyczących ochrony danych osobowych.
OPZZ liczy na szybką reakcję UODO i wypracowanie rozwiązań, które pozwolą uprościć procedury dofinansowania posiłków bez naruszania zasad ochrony prywatności i przetwarzania danych osobowych pracowników.
(nq)
